การสื่อสารในองค์กร
ความหมายของการสื่อสารในองค์กร
การสื่อสารในองค์กร หมายถึง กระบวนการในการแลกเปลี่ยนข่าวสารของหน่วยงานกับบุคลากรทุกระดับภายในองค์กร ซึ่งมีความสัมพันธ์กันภายใต้สภาพแวดล้อม บรรยากาศขององค์กร และสังคม ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงไปได้ตามสถาการณ์ ระบวนการสื่อสาร การสื่อสารให้เป็นระบบแล้ว คงจะช่วยให้เข้าใจการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ กระบวนการสื่อสารประกอบด้วยแหล่งข้อมูล คือ แหล่งที่มาของงข้อมูลข่าวสาร หรือเป็นต้นตอของแหล่งข้อมูลข่าวสารนั่นเองข่าวสาร คือ เนื้อหาสาระที่ต้องส่งไป
ผู้ส่ง คือ บุคคลที่จะเป็นผู้ดำเนินการส่งข่าวสารผู้รับ คือ ผู้เป็นเป้าหมายในการรับข่าวสาร ซึ่งถือว่าเป็นเป้าหมายสุดท้ายของการสื่อสาร
ประเภทของสื่อที่ใช้ในการสื่อสารในองค์กร
สื่อหรือช่องทาง ใช้เพื่อให้ข่าวสารนั้นไหลหรือถูกพาไปยังผู้รับสาร พอจะแบ่งออกได้ 3 ประเภท ดังนี้
ประเภทการใช้ภาษา ได้แก่ การพูด คำพูด ซึ่งการใช้ภาษานับว่าเป็นการสื่อสารที่ใช้กันมาก
ประเภทไม่ใช้ภาษา ได้แก่ สัญาลักษณ์ การเขียนข้อความ ภาพ หรือเครื่องหมายต่างๆ เป็นต้น
ประเภทอาศัยการแสดง/พฤติกรรม
รูปแบบของการสื่อสาร
การสื่อสารโดยทั่วๆ ไปแล้ว สามารถแยกรูปแบบออกได้ดังนี้
การสื่อสารภายในตัวบุคคล
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล
การสื่อสารแบบกลุ่มใหญ่ แบบนี้ไม่มีให้เห็นมากนัก แต่ก็มีบางงานใช้
การสื่อสารภายในองค์กร
การสื่อสารมวลชน
ลักษณะการสื่อสารในองค์กร
ลักษณะการสื่อสารในองค์กร โดยทั่วๆไปจะมีรูปแบบอยู่ 3 ลักษณะ คือ
การสื่อสารระหว่างบุคคล หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างพนักงานต่อพนักงาน หรือระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง เป็นต้น
การสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างหน่วยงาน ภายในองค์กร
การสื่อสารระหว่างองค์กร หมายถึง การติดต่อที่เกิดขึ้นระหว่างองค์กรต่อองค์กร
จุดมุ่งหมายของการสื่อสารในองค์กร
การสื่อสารในองค์กรที่เกิดขึ้นเพื่อการประสานงาน และสร้างความเข้าใจต่อกัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมายฉะนั้น พอจะสรุปจุดมุ่งหมายได้ดังนี้
เพื่อการควบคุมการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น
เพื่อการให้ข้อมูลที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจ
เพื่อการจูงใจและกระตุ้นให้เกิดความร่วมมือ ร่วมใจกันทำงานในองค์กร
เพื่อการแสดงออกซึ่งความรู้สึกต่างๆ เพื่อให้หัวหน้าหรือพนักงานด้วยกันมีความเข้าใจกัน
เทคนิคการสื่อสารในองค์กร
เทคนิคในการสื่อสาร จะมีลักษณะสำคัญ 3 ประการ คือ
เทคนิคการสื่อสารจากระดับบนสู่ล่าง ได้แก่ การสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาลงสู่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
เทคนิคการสื่อสารจากระดับล่างสู่บน ได้แก่ การศึกษาจากผู้ใต้บังคับบัญชา ติดต่อขึ้นตามคำสั่ง ตามลำดับขั้น จนถึงผู้บังคับบัญชา
เทคนิคการสื่อสารระดับเดียวกัน เช่น ระหว่างเพื่อนร่วมงาน บุคคลในระดับเดียวกัน
รูปแบบของเครือข่ายการติดต่อสื่อสาร
ในการจัดเครือข่ายการสื่อสาร เพื่อให้มีการติดต่อสื่อสารกัน สามารถแบ่งออกได้ดังนี้
แบบลูกโซ่ (Chain) เป็นเครือข่ายที่พบความผิดพลาดอยู่เสมอ
แบบวงล้อหรือดาว (Wheel or Star) เป็นเครือข่ายของการประสานงานแบบเผด็จการ
แบบวงกลม (Circle) เป็นการติดต่อข่าวสารกันแบบต่อเนื่องกัน ซึ่งให้ประสิทธิภาพในการแก้ ปัญหาได้ต่ำ
แบบว่าว (Kite) เป็นการติดต่อที่ผสมผสานกันทั้งแบบลูกโซ่และแบบวงล้อี่
แบบทุกช่องทาง (All Channel) เป็นเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่มีการประสารกันได้ทุกจุด ทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
หลักสำคัญในการติดต่อสื่อสารที่ดี
เพื่อให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ทำให้ผู้ส่งและผู้รับมีข่าวสารตรงกันและรวดเร็ว จึงสมควรยึดหลัก 7 C คือ
ความเชื่อถือได้
ความเหมาะสม
มีเนื้อหาสาระ
ความสม่ำเสมอและความต่อเนื่อง
ช่องทางข่าวสาร
ความสามารถของผู้รับสาร
ความชัดเจนแจ่มแจ้งของข่าวสาร
ฉะนั้น จากหลักการ 7 C นี้คงจะช่วยให้การจัดระบบติดต่อสื่อสาร เกิดผลของการสื่อสารที่ดีเกิดขึ้นในองค์กรได้ ซึ่งหากมีการติดต่อสื่อสารที่ดี ย่อมส่งผลให้เกิดการจัดการบริหารงานที่ดีไปด้วย
มนุษย์สัมพันธ์กับการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารให้เกิดความรวดเร็วและเที่ยงตรง ในยุคปัจจุบันในบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆ กำลังพัฒนาเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร มีความก้าวหน้ารวดเร็วทันสมัยทั้งนี้ก็เพื่อให้สิ่งนี้มาช่วยพัฒนางานหากระบบการสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภายังช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานและมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีให้เกิดในหมู่คณะพนักงานและผู้บริหารด้วย ดังนั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถสรุปได้ ดังนี้
รู้กระบวนการและขั้นตอนการสื่อสาร บุคคลในสถานทีประกอบการต้องรู้กระบวนการและขั้นตอนเพื่อการสื่อสาร ดังนี้
- ความตั้งใจที่จะสื่อสาร
- มีความเข้าใจในสาระการสื่อสาร
- มีการยอมรับในข่าวสาร
- ปฏิบัติตามข่าวสาร
ใช้สื่อและภาษาธรรมดา
ต้องพยายามเข้าใจธรรมชาติของผู้ส่งและผู้รับการสื่อสาร
ต้องพยายามเข้าใจกิริยาท่าทาง
การพัฒนาประสิทธิภาพการฟังที่ดี
สื่อและเครื่องมือในการสื่อสารต้องดีและเอื้ออำนวย
ควรมีการวางแผนและเตรียมตัวที่ดี
ลักษณะของการสั่งการที่ดี
การสั่งการที่ดีต้องเป็นคำสั่งที่สามารถปฏิบัติได้ ผู้รับคำสั่งจะต้องมีอำนาจ เวลา และอุปกรณ์ในการดำเนินงานเพียงพอที่จะปฏิบัติตามคำสั่งนั้น ๆ ดังนั้น การสั่งการที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
เป็นเรื่องที่ผู้รับคำสั่งสนใจ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่โดยตรง
คำสั่งต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงาน
คำสั่งต้องเหมาะสม ชัดเจน เข้าใจง่าย และสามารถปฏิบัติได้
คำสั่งต้องแน่นอน ควรเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันความผิดพลาด
ความหมายของการควบคุมงาน
การควบคุม หมายถึง การตรวจสอบการปฏิบัติงาน ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้และได้มาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ แล้วแนะนำการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแนและมาตราฐานที่กำหนดไว้
ความมุ่งหมายของการปฏิบัติงาน เพื่อตรวจสอบดูว่างานที่ได้รับมอบหมายไปปฏิบัติดำเนินไปตามแผนงานและมาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่
เพื่อตรวจสอบวิธีปฏิบัติงานว่าดำเนินไปตามหลักการที่ดีหรือไม่เพียงใด
เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงานว่าดีเพียงใด
เพื่อตรวจสอบการดำเนินงานว่ามีอุปสรรคหรือปัญหาประการใด เมื่อใด เพียงใด
เพื่อแนะนำปรับปรุงแก้ไข เมื่อเกิดอุปสรรคและปัญหา
ที่มา : นางสาวนงคราญ ดงเย็น นางสาวสุพัตรา ยศตื้อ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น